Para novos empreendedores que se aventuram no mundo dos pequenos negócios, dominar a contabilidade torna-se uma necessidade. O campo da contabilidade oferece dois métodos principais: regime de caixa e contabilidade de exercício, cada um com a sua abordagem e implicações distintas.
Os seus métodos de gestão de despesas empresariais assemelham-se a guardar recibos numa gaveta ou numa caixa de sapatos desorganizada?
Para os proprietários de pequenas empresas, a tarefa de registar e monitorizar despesas pode parecer insignificante. No entanto, adotar uma estratégia automatizada pode poupar-lhe muito tempo e dinheiro a longo prazo, evitar erros custosos e fornecer informações valiosas sobre o desempenho do seu negócio.
Isto tem sido notavelmente impulsionado pelo advento de softwares de contabilidade baseados na nuvem, aliados a aplicações de captura de recibos, que revolucionaram o panorama da gestão documental para empresas de várias dimensões.
Manter registos sistemáticos das suas despesas é fundamental, ajudando a cumprir os regulamentos fiscais, evitar pagamentos excessivos, melhorar a eficiência operacional e promover o crescimento empresarial.
A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) permite deduzir determinadas despesas, reduzindo substancialmente os encargos fiscais. Por exemplo, com um volume de negócios de 80.000 €, reclamar 20.000 € em despesas dedutíveis significa que a tributação será aplicada apenas aos restantes 60.000 € – uma poupança considerável.
Registos de despesas precisos são essenciais não apenas para evitar pagamentos excessivos de impostos, mas também para prevenir insuficiências ou falhas na apresentação de documentos, o que pode levar a multas significativas por parte da AT.
Para sociedades limitadas, valores precisos de despesas são indispensáveis para relatórios corporativos anuais, com penalizações previstas para casos de não conformidade.
Contudo, a manutenção rigorosa de registos vai além do mero cumprimento das exigências fiscais e legais.
Registos atualizados e precisos proporcionam uma visão clara da saúde financeira do seu negócio em qualquer momento, facilitando decisões de gestão informadas. Esta capacidade permite prever encargos fiscais, monitorizar despesas que ultrapassam o orçamento e canalizar excedentes para iniciativas de expansão.
Além disso, possuir registos financeiros precisos e atualizados é essencial ao procurar crédito, investimentos ou uma possível aquisição do negócio, pois estes servem como prova crucial para potenciais financiadores ou adquirentes.
Para concluir contas anuais e declarações fiscais, é crucial manter registos completos de todas as despesas empresariais, incluindo recibos, livros de caixa e entradas de software de contabilidade.
Não manter estes registos pode resultar em multas de até 3.000 € impostas pela AT ou na desqualificação como administrador de uma empresa.
Os registos de despesas devem incluir todos os bens adquiridos e respetivos fornecedores, com exceção das empresas de retalho. Além disso, é essencial guardar outros documentos relevantes, como extratos bancários e correspondência.
A AT pode analisar os seus registos de despesas para verificar a exatidão dos pagamentos fiscais.
O período de retenção de registos varia consoante seja um empresário em nome individual ou uma sociedade limitada.
Empresários em nome individual ou entidades não incorporadas devem conservar os registos durante cinco anos após o 31 de janeiro do ano fiscal relevante.
As sociedades limitadas são obrigadas a manter os registos durante seis anos após o final do exercício financeiro em questão. Este período pode ser estendido para transações abrangendo múltiplos períodos contabilísticos ou para itens que se espera durar mais de seis anos, como equipamentos. Atrasos na entrega da declaração fiscal ou auditorias da AT também podem exigir uma retenção prolongada dos registos.
A falha em manter registos pelo período estipulado pode resultar em penalizações pela AT, variando de 250 € para empresas recém-criadas até 3.000 € para destruição deliberada de registos.
Não existe um método obrigatório para manter registos de despesas; opções incluem papel, folhas de cálculo ou software de contabilidade. No entanto, a AT pode aplicar penalizações se os registos forem ilegíveis, imprecisos ou incompletos, recomendando o uso de software de contabilidade como a solução ideal.
Os avanços tecnológicos nos sistemas de contabilidade simplificaram o armazenamento, organização e partilha de registos, melhorando a clareza e a precisão.
A integração com aplicações de captura de recibos permite o registo rápido de despesas em movimento, independentemente do local.
Os softwares modernos incluem feeds bancários, que automatizam o download de transações de rendimentos e despesas dos extratos bancários para o sistema. Uma vez ligados, estes facilitam a atualização automática de livros de caixa e a aplicação de regras predefinidas para o reconhecimento de fornecedores e categorização.
Atualizar regularmente os registos de despesas no software de contabilidade reduz substancialmente os desafios da contabilidade de final de ano. A compilação de documentos fiscais, frequentemente envolvendo a recolha de informações dispersas, torna-se menos árdua com registos organizados, reduzindo o stress durante a época de entrega de declarações fiscais.
Os registos digitais, baseados na nuvem, eliminam os inconvenientes associados aos registos em papel, proporcionando acesso instantâneo a partir de qualquer dispositivo ou local, tornando a recuperação de registos sem esforço.
Um sistema de software eficiente reconcilia automaticamente as transações, garantindo precisão nas tarefas de contabilidade.
Adotar a manutenção automatizada de registos alivia significativamente a carga das tarefas de contabilidade. Aproveitar processos e tecnologia otimizados garante pagamentos fiscais precisos e acelera as obrigações contabilísticas, permitindo maior foco em atividades de valor acrescentado.
Aplicações de processamento de recibos permitem a captura instantânea de detalhes de despesas, integrados sem falhas em sistemas de contabilidade na nuvem. Esta abordagem inteligente facilita o acompanhamento do desempenho, a gestão proativa dos gastos e decisões informadas sobre empréstimos ou investimentos.
Tal implementação estratégica prepara o terreno para um crescimento empresarial acelerado, despedindo-se dos dias de gavetas e caixas desorganizadas, através de uma gestão eficiente de despesas.
Edifício Tower Plaza Rotunda Eng. Edgar Cardoso, 23 10ºA/B, 4400-676 VN Gaia Porto
Avenida das Nações Unidas, 13797 – Bloco II – 7º andar Morumbi – São Paulo
Avenida Infante D. Henrique,
333 C 1800-257
Lisboa
