Inventário: o que é?

Descubra os fundamentos do inventário – a sua definição, métodos de valorização, tipos, sistemas de monitorização e estratégias de gestão eficazes para as organizações.

Quando ouve o termo "inventário", pode evocar pensamentos e imagens de armazéns cheios ou prateleiras organizadas de supermercados. No sentido mais simples, inventário refere-se a tudo o que uma empresa possui para apoiar a produção, facilitar operações e, em última instância, gerar receita.

Compreender os fundamentos do inventário é essencial para operações fluidas e estabilidade financeira em qualquer negócio, seja um site de comércio eletrónico movimentado ou uma acolhedora cafetaria provincial.

Compreender o inventário empresarial
O inventário é a base de uma empresa de retalho ou manufatura; consiste em itens prontos para venda, em itens usados na criação de produtos para venda ou em itens necessários para facilitar o processo.

Um processo de contabilidade de inventário é crítico para avaliar a procura de produtos, identificar os itens mais vendidos, gerir custos e otimizar o fluxo de caixa.

Quando gere uma operação de retalho, o seu inventário inclui os produtos que vende. Se fabricar esses produtos, o inventário inclui as matérias-primas usadas para produzir mais produtos.

Os diferentes tipos de inventário em contabilidade
Não existe uma abordagem única para a contabilidade de inventário; é necessário diferenciar entre os diferentes tipos de inventário (dependendo de onde são usados no processo de produção), cada um com as suas próprias características e implicações para os seus demonstrativos financeiros e obrigações fiscais. Tipos comuns de inventário em contabilidade incluem:

• Matérias-primas: Ingredientes ou componentes que farão parte do produto final.
• Trabalho em processo (WIP): Bens inacabados em produção.
• Produtos acabados: Produtos prontos para venda.
• Suprimentos de manutenção, reparação e operações (MRO): Estes não são inventário, pois não estão à venda. No entanto, suportam o processo de produção e podem ser confundidos como parte do inventário quando, na verdade, são suprimentos.

Compreender modelos de inventário
Os modelos de inventário são fórmulas ou equações matemáticas que permitem o controlo do inventário, antecipar a procura, gerir pontos de reposição e minimizar custos. Os dois modelos mais populares são o Modelo de Quantidade Económica de Pedido (EOQ) e o Modelo Just-in-Time (JIT).

• Modelo EOQ: Este modelo procura determinar a quantidade ideal de pedido que minimiza os custos totais de inventário, incluindo compra, armazenamento e falta de stock. É ideal para organizações com procura consistente e produção estável.
• Modelo JIT: Projeta pedidos de inventário conforme necessário para produção ou vendas, reduzindo custos de armazenamento e desperdício. Requer previsões precisas e fornecedores confiáveis para evitar rupturas de stock.

Compreender e aplicar estes modelos pode melhorar significativamente a gestão de inventário, ajudando a aumentar a eficiência e a rentabilidade numa organização.

Monitorizar o inventário
Uma forma de estimar os níveis de reposição de inventário é a monitorização eficiente do inventário. Isso previne rupturas de stock (que podem levar à perda de vendas e danos à reputação da marca) e excesso de stock (que pode imobilizar capital e aumentar custos de armazenamento). Manter o stock ideal garante operações mais fluidas, melhor gestão do fluxo de caixa e, em última instância, maior satisfação do cliente.

Monitorização manual vs. automatizada
A monitorização do inventário pode ser tão simples quanto ter detalhes e quantidades de produtos numa folha de cálculo, ou tão sofisticada quanto usar software de gestão de inventário.

• Monitorização manual: Envolve a contagem manual do inventário e atualização de registos, geralmente numa folha de cálculo. Pode funcionar para pequenos negócios com itens limitados, mas consome tempo e é propenso a erros humanos, especialmente com o crescimento do negócio.
• Monitorização automatizada: Usa software de gestão de inventário que atualiza automaticamente os níveis de inventário à medida que os produtos são negociados. Fornece atualizações em tempo real, rastreia produtos em vários locais, gera previsões de vendas e envia alertas de reposição quando os níveis estão baixos.

Leitura de códigos de barras e sistemas RFID
A monitorização moderna evoluiu para além das atualizações manuais ou automatizadas. Muitas empresas usam tecnologias como leitura de códigos de barras e sistemas de identificação por radiofrequência (RFID):

• Códigos de barras: Cada produto recebe um código de barras único. A leitura no ponto de venda atualiza automaticamente os registos de inventário.
• Sistemas RFID: Etiquetas RFID podem ser detetadas automaticamente, oferecendo rastreamento em tempo real e reduzindo significativamente o trabalho manual e erros.

Auditorias regulares de inventário
Independentemente do método de monitorização, auditorias regulares (físicas) são cruciais para garantir a precisão dos registos e identificar discrepâncias devido a roubo, danos ou erros administrativos.

Auditorias podem consumir tempo, razão pela qual muitas organizações adotam "contagem cíclica", que envolve a contagem de um subconjunto de inventário num dia específico sem interromper operações diárias.

Valorização de inventário
A valorização do inventário é crítica na contabilidade, determinando o valor monetário dos produtos em stock, afetando os demonstrativos financeiros e a responsabilidade fiscal. Métodos comuns incluem:

• Primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO): Assume que os bens mais antigos são vendidos primeiro. Adequado para bens perecíveis.
• Último a entrar, primeiro a sair (LIFO): Assume que os bens mais recentes são vendidos primeiro, podendo oferecer vantagens fiscais em períodos de inflação.
• Custo médio ponderado (WAC): Calcula o custo médio dos itens em stock para suavizar flutuações de preço.
• Identificação específica: Rastreia o custo individual de itens específicos em indústrias com inventário de alto valor (joias, carros, imóveis).

Escolher o método certo de valorização é uma decisão estratégica, que pode impactar os lucros reportados, o rendimento tributável e o planeamento de inventário.

Exemplo prático de rastreamento de inventário
Imagine uma padaria fictícia. Inicialmente, usava monitorização manual, mas o crescimento do negócio trouxe desafios como rupturas de stock de itens populares e excesso de produtos de venda lenta.

Ao transitar para um sistema automatizado, cada produto recebeu um código de barras. As vendas deduziam automaticamente os produtos vendidos dos registos, e notificações de baixo stock permitiram reabastecimento em tempo hábil. Isso resultou em maior precisão, satisfação do cliente e rentabilidade.

A importância do inventário
O inventário desempenha um papel crucial nas operações empresariais. Compreender os diferentes tipos e modelos de inventário e adotar práticas de gestão eficazes pode aumentar a eficiência e a competitividade sustentável. A gestão eficaz do inventário permite que as empresas superem desafios e aproveitem oportunidades com maior eficácia.

Com os relatórios financeiros sendo tão vitais para a organização moderna, é de máxima importância que os departamentos financeiros acompanhem as métricas corretas.

A necessidade de relatórios financeiros é universalmente aceite; é uma excelente forma de avaliar a saúde financeira de uma empresa e auxilia na tomada de decisões para evitar armadilhas e aproveitar oportunidades.

Como CFO, estará inevitavelmente no comando da sua organização e será responsável por construir e liderar uma equipa que forneça insights e orientações inestimáveis através dos relatórios.

Neste artigo, discutiremos as principais métricas que pode monitorizar para criar relatórios financeiros eficazes.

Além disso, veremos como pode empregar eficazmente o benchmarking para comparar o desempenho do seu negócio com o da concorrência.

Abordaremos os seguintes tópicos no artigo:

• Métricas de receita e rentabilidade
• Métricas de fluxo de caixa
• Métricas de eficiência
• Métricas de dívida e solvência
• Métricas de mercado
• Considere as métricas relevantes para o seu setor
• Desbloquear insights: Benchmarking na análise de métricas
• Como a tecnologia pode ajudar no benchmarking?
• Reflexões finais sobre métricas de CFO

Métricas de receita e rentabilidade

Tomar decisões financeiras informadas, medir o desempenho e identificar oportunidades de melhoria torna o acompanhamento das métricas de receita e rentabilidade essencial. Aqui estão as métricas que deve monitorizar:

Margem de lucro bruto
A margem de lucro bruto mede a rentabilidade dos serviços e produtos de uma organização após considerados os custos diretos de provisão.
Margens de lucro bruto baixas podem resultar na necessidade de ajustar a estratégia de preços ou reduzir os custos para aumentar a rentabilidade.

Margem de lucro líquido
A margem de lucro líquido mede a rentabilidade após contabilizar todas as outras despesas.
Melissa Houston, Contabilista Pública Certificada (CPA) e fundadora do podcast She Means Profit, diz: "Quanto maior a margem de lucro líquido, maior será o lucro da sua organização. Quer que a sua margem de lucro líquido seja consistente ou superior à dos seus concorrentes."

EBITDA (Lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização)
Embora conhecer a margem de lucro líquido seja útil, Ben Brading, CPA e fundador do site de comparação AquaSwitch, afirma que o EBITDA é uma métrica de rentabilidade mais comum.
Ben explica: "O EBITDA mede a rentabilidade central de um negócio, excluindo despesas contabilísticas não monetárias, como depreciação e amortização, e despesas não operacionais, como juros e impostos. O EBITDA oferece ao mundo financeiro uma forma melhor de comparar a rentabilidade de uma empresa com outra. É a métrica chave usada por investidores para avaliar o valor de um negócio e, portanto, deve ser cuidadosamente monitorizada por todos os proprietários de empresas."

Taxa de crescimento da receita
A taxa de crescimento da receita mede a velocidade com que a sua receita aumenta ao longo do tempo.
Uma taxa de crescimento saudável da receita pode significar que está a crescer com sucesso a sua participação de mercado e deve considerar investir em mais oportunidades de crescimento.

Custo de aquisição de clientes (CAC)
O CAC é uma métrica para determinar o custo de adquirir um novo cliente.
O CAC é calculado dividindo o total de despesas de vendas e marketing pelo número de clientes adquiridos num determinado período.
O CAC ajuda a avaliar a eficácia das iniciativas de vendas e marketing, bem como a rentabilidade da base de clientes.
Comparar o CAC com a receita média gerada por cliente pode ajudar a calcular o retorno sobre o investimento (ROI) dessas iniciativas.

Valor vitalício do cliente (CLV)
O CLV é importante para calcular o valor de um cliente durante o relacionamento com a empresa.
Em resumo, o CLV mede o volume de negócios gerado pelos seus clientes, considerando fatores como compras repetidas, referências e fidelidade.
Um bom foco no CLV pode aumentar a satisfação dos clientes e as taxas de retenção, levando a um crescimento sustentável a longo prazo.

Métricas de fluxo de caixa

Monitorizar métricas de fluxo de caixa é fundamental para garantir liquidez e a capacidade de cumprir obrigações de curto prazo.
Melissa Houston afirma: "Faltas de fluxo de caixa são muito arriscadas para um negócio e podem causar sérios danos financeiros. Gerir proativamente os níveis de caixa é vital para o sucesso."

Fluxo de caixa operacional
Mede se a empresa gera dinheiro suficiente para suportar as suas operações.
Fluxos de caixa operacionais negativos podem significar que precisa de aumentar as vendas ou reduzir os custos.

Ciclo de conversão de caixa (CCC)
O CCC mede o tempo que leva para converter o inventário em caixa. Um ciclo longo pode indicar que a gestão de inventário precisa ser melhorada.

Métricas de eficiência

Monitorizar métricas de eficiência é vital para otimizar o desempenho operacional.
A eficiência foca-se na maximização da produção com recursos mínimos.
Melissa Houston diz: "Um negócio económico deve ser eficiente. Ineficiências são caras e reduzem o lucro."

Rotatividade de inventário
Mede a rapidez com que os produtos são vendidos, indicando o quão eficientemente o stock é gerido.

Dívida e solvência

Monitorizar métricas de dívida e solvência é importante para manter a estabilidade financeira.
Melissa Houston afirma: "Acumular muita dívida é um sinal de alerta para investidores. Reduza os índices de dívida para garantir a longevidade do negócio."

Métricas de mercado

Monitorizar métricas de mercado é crucial para entender o desempenho financeiro em comparação com os concorrentes e a perceção de valor do mercado.

Reflexões finais sobre métricas de CFO

Não dependa apenas de métricas financeiras para medir o sucesso. Outros fatores importantes, como satisfação do cliente, envolvimento dos funcionários e responsabilidade social, também devem ser incluídos na avaliação do desempenho.

Monitorizar métricas financeiras e compará-las com padrões da indústria e concorrentes é essencial para relatórios financeiros eficazes e tomadas de decisão estratégicas.

Ao rever frequentemente métricas como crescimento da receita, margens de lucro e ROI, pode compreender melhor o desempenho financeiro da sua empresa e identificar áreas de melhoria.

À medida que a tecnologia evolui, considere utilizar ferramentas emergentes como inteligência artificial e aprendizagem automática para obter uma vantagem competitiva sustentável e impulsionar o sucesso empresarial.