Diárias: Explicação e Funcionamento das Taxas de Diárias

Existem vários métodos para compensar os funcionários por despesas relacionadas a viagens de negócios:

• Reembolso pelas despesas reais incorridas e documentadas através de um relatório de despesas.
• Fornecimento de cartões de crédito corporativos aos funcionários.
• Pagamento de diárias, também conhecidas como taxas fixas pré-determinadas.

A diária, ou taxa fixa, fornece aos funcionários um montante fixo por dia para cobrir as despesas de viagem, eliminando a necessidade de gerir grandes quantidades de recibos, normalmente exigidos para reembolsos de despesas.

Este método simplifica os procedimentos contabilísticos e a papelada tanto para a empresa como para os seus funcionários no que diz respeito às despesas de viagem.

Além disso, permite que a empresa preveja os custos de viagem dos funcionários com maior precisão.

Quando integrada numa política de viagens abrangente, a retribuição por taxas fixas simplifica o processo de garantir que as despesas de viagem são dedutíveis para a empresa e que os funcionários não incorrem em impostos sobre os valores reembolsados.

O que a diária abrange?

A diária ou reembolso por taxa fixa abrange despesas associadas a refeições, alojamento e outros custos de viagem auxiliares, como taxas de estacionamento, por cada dia de viagem de negócios.

Cada categoria de despesa tem uma taxa pré-determinada estabelecida pelo governo do Reino Unido, baseada nos custos médios associados a locais específicos.

Normalmente, as empresas aplicam uma taxa parcial de diária para o primeiro e último dia de uma viagem, já que os funcionários podem passar parte desses dias no escritório ou em casa.

As empresas devem fornecer aos funcionários diretrizes de viagem contendo uma política clara de diárias que especifique o que está incluído e as taxas aplicáveis para os locais relevantes.

Para receber o reembolso, os funcionários devem apresentar relatórios diários e podem gastar até o limite da sua diária.

Se os funcionários gastarem menos do que o limite, geralmente podem ficar com a diferença, incentivando decisões conscientes de custos e minimizando despesas para a empresa.

Vantagens das diárias

As taxas fixas de diárias oferecem diversas vantagens tanto para os funcionários quanto para os empregadores:

• Gestão simplificada de despesas:
  Em vez de rastrear recibos individuais para cada refeição e despesa incidental, a diária fornece um montante fixo diário para cobrir as despesas, reduzindo o tempo e a burocracia associados aos relatórios de despesas.
• Controlo de custos e orçamentação:
  Limites diários pré-determinados para despesas de viagem ajudam as empresas a controlar os custos, estabelecendo um quadro claro para despesas reembolsáveis.
• Benefícios fiscais:
  Os pagamentos de diárias são, em regra, isentos de impostos para os funcionários se cumprirem as diretrizes governamentais para planos responsáveis, reduzindo o rendimento tributável. Para os empregadores, os pagamentos de diárias são geralmente dedutíveis como despesa de negócios, oferecendo poupanças fiscais.
• Consistência e padronização:
  As taxas de diárias proporcionam uma abordagem consistente e padronizada para o reembolso de despesas de viagem, garantindo equidade entre os funcionários e evitando discrepâncias nos valores reembolsados.
• Flexibilidade para os funcionários:
  Os funcionários têm a flexibilidade de alocar a diária entre refeições, alojamento e despesas incidentais conforme as suas preferências, desde que o montante total permaneça dentro da taxa diária.
• Tempo e produtividade:
  As diárias poupam tempo aos funcionários, permitindo-lhes concentrar-se no trabalho durante as viagens de negócios, enquanto os empregadores podem alocar recursos para atividades mais estratégicas do que a gestão de despesas.
• Incentivo a comportamentos conscientes de custos:
  Uma diária fixa motiva os funcionários a tomar decisões conscientes de custos, como escolher refeições e acomodações a preços razoáveis.

Como as diárias são pagas pelas empresas?

As empresas podem pagar as diárias aos funcionários de forma eletrónica ou por cheque, emitidos separadamente dos salários.

Os reembolsos de diárias não estão sujeitos a impostos, mas devem ser declarados regularmente, geralmente semanal ou mensalmente, para que a empresa os possa registar prontamente.

Como são tributadas as diárias?

As despesas de viagem dos funcionários, incluindo os reembolsos de diárias, qualificam-se como deduções empresariais permitidas, desde que sejam suportadas por um "plano responsável" de acordo com as diretrizes governamentais.

Estas diretrizes exigem que as despesas sejam relacionadas com negócios, devidamente documentadas em relatórios diários apresentados pelos funcionários, e que quaisquer montantes que excedam as taxas estabelecidas sejam devolvidos pelo funcionário num prazo razoável.

Os pagamentos de diárias são isentos de impostos para os funcionários, desde que os relatórios diários incluam informações essenciais, como o objetivo da despesa, data, hora, local e montante, além de recibos de alojamento. Não é necessário apresentar recibos de refeições ou despesas incidentais com o relatório.

Diárias para trabalhadores independentes

Os trabalhadores independentes podem utilizar diárias para gerir as suas despesas de viagem, especialmente se participarem frequentemente em conferências, reuniões com clientes ou visitas a locais.

Em vez de receberem pagamentos de um empregador, os trabalhadores independentes podem declarar as diárias como uma despesa dedutível, reduzindo assim a sua carga tributária.

As taxas de diárias devem estar alinhadas com as diretrizes governamentais, e os indivíduos devem manter registos das datas, destinos e finalidade de cada viagem, bem como documentar despesas com refeições, alojamento e incidentais.

Embora as diárias dispensem a necessidade de recibos detalhados, é aconselhável guardar recibos para despesas significativas ou situações que exijam documentação adicional.

Tipos de pagamentos por diárias ou taxas fixas

Em outros países, como os Estados Unidos, existem diferentes tipos de pagamentos por diárias para acomodar variações nos tipos de viagem e destinos.

No Reino Unido, as taxas para os funcionários variam dependendo do tipo de viagem e do local, geralmente seguindo as taxas estabelecidas pelo governo.

Considerações finais

Criar processos simplificados e fomentar a flexibilidade no trabalho são componentes cruciais para manter uma força de trabalho satisfeita e engajada.

Considere se implementar um ou ambos os tipos de diárias pode melhorar as operações do seu negócio.

Perguntas Frequentes sobre Diárias

Os pagamentos de diárias são tributados?
Os pagamentos de diárias podem ser tributáveis ou isentos de impostos, dependendo do objetivo da viagem e das regulamentações fiscais em vigor. Para viagens relacionadas com negócios, as diárias são frequentemente isentas de impostos se cumprirem as diretrizes governamentais para planos responsáveis.

Que despesas as diárias cobrem?
As diárias geralmente cobrem despesas relacionadas com refeições, alojamento e custos incidentais incorridos durante viagens, proporcionando uma diária padronizada sem a necessidade de recibos detalhados para cada despesa individual.

Quem é elegível para diárias?
A elegibilidade varia de acordo com a organização ou entidade governamental. Geralmente, os funcionários que precisam de viajar por motivos de trabalho ou indivíduos que trabalham em projetos específicos fora do seu local de trabalho regular podem ser elegíveis.

As taxas de diárias podem mudar ao longo do tempo?
Sim, as taxas de diárias podem mudar devido a fatores como inflação, variações nos custos de viagem ou atualizações nas regulamentações governamentais. É essencial manter-se atualizado sobre as taxas de diárias mais recentes aplicáveis aos destinos de viagem.

Como posso declarar despesas de diárias?
Para declarar despesas de diárias, os indivíduos geralmente precisam de manter registos precisos das viagens, incluindo datas, destinos e a finalidade da viagem. Algumas organizações podem exigir que os funcionários apresentem relatórios de despesas ou utilizem formulários específicos para reembolso.

Existem taxas de diárias para viagens internacionais?
Sim, as taxas de diárias para viagens internacionais podem variar dependendo do país e da cidade visitada, considerando fatores como taxas de câmbio e custos locais. As taxas atualizadas podem ser encontradas em sites governamentais.

As diárias podem ser combinadas com outras despesas de viagem?
Sim, as diárias podem frequentemente ser combinadas com outras despesas, como custos de transporte (por exemplo, passagens aéreas, táxis) e despesas relacionadas com negócios (por exemplo, taxas de inscrição em conferências).