Como as Equipas de Finanças Podem Adotar a Automação e Despedir-se dos Processos Manuais

Os processos manuais estão a consumir demasiado tempo à sua equipa financeira? Será que a automação pode oferecer uma solução, libertando tempo valioso? Idealmente, como CFO ou gestor financeiro, a sua equipa financeira deve desempenhar um papel estratégico ao apoiá-lo a si, ao CEO e às equipas de liderança na tomada de decisões empresariais cruciais que moldam o futuro. No entanto, o que acontece se... Continua Se os processos manuais estão a consumir demasiado tempo à sua equipa financeira? Será que a automação pode oferecer uma solução, libertando tempo valioso? Idealmente, como CFO ou gestor financeiro, a sua equipa financeira deve desempenhar um papel estratégico ao apoiá-lo a si, ao CEO e às equipas de liderança na tomada de decisões empresariais cruciais que moldam o futuro. Mas, e se constatar que lhe falta tempo para se concentrar nessas tarefas essenciais? E se estiver a gastar mais de 10 dias por mês em encerramentos financeiros, na revisão e reconciliação de registos? Talvez esteja a lidar com auditorias mensais, trimestrais ou anuais. Para muitas empresas de hoje, navegar por esses ciclos envolve um trabalho repetitivo considerável devido a processos manuais demorados. Este artigo explora como você e a sua equipa financeira podem despedir-se dos procedimentos manuais através da adoção da automação. 

Desafios Colocados pelos Processos Manuais para as Equipas Financeiras Gerir processos como a emissão e processamento de faturas, acompanhamento do orçamento e relatórios financeiros pode ser incrivelmente moroso para as equipas financeiras. À medida que o seu negócio se expande e os processos se tornam mais complexos, a dependência de entrada manual de dados, folhas de cálculo pesadas e soluções de contorno demoradas torna-se comum. Independentemente da proficiência do seu departamento financeiro, qualquer sistema dependente da entrada manual de dados é inerentemente lento e suscetível a erros humanos. Cada transferência de documentos físicos introduz o risco de interpretação errada, perda ou mal-entendido, amplificando o potencial para erros. Para empresas que gerem volumes significativos de faturas mensalmente, até mesmo erros pequenos podem traduzir-se em perdas substanciais. O processamento manual também leva a uma falta de controlo e visibilidade, dificultando a tomada de decisões informadas e criando vulnerabilidades à fraude.

 As Desvantagens das Folhas de Cálculo no Processo de Encerramento Financeiro 

As folhas de cálculo oferecem acessibilidade e flexibilidade, fazendo delas um elemento-chave nos departamentos financeiros. No entanto, uma desvantagem notável é a necessidade de inserir cálculos como fórmulas, exigindo familiaridade com fórmulas específicas para os cálculos desejados. Esta dependência de fórmulas representa desafios, particularmente no contexto dos processos de encerramento financeiro. Treinar indivíduos para usar estas fórmulas consome tempo, e alguns utilizadores podem ainda achá-las intimidantes. Além disso, introduzir fórmulas ou dados incorrectos numa célula pode tornar todas as cálculos relacionados erróneos. Folhas de cálculo grandes estão propensas a erros de entrada ou fórmula, que são demorados para identificar e podem ter consequências graves se não forem resolvidos. Embora folhas de cálculo adicionais possam ser adicionadas conforme necessário, a sua complexidade aumenta ao longo do tempo, resultando em mais tempo de manutenção. À medida que as folhas de cálculo se tornam mais intrincadas, fazer alterações ou modificações torna-se cada vez mais desafiador, colocando em risco a integridade dos dados. 

As Vantagens da Automação na Otimização de Processos 

A integração da automação nos processos financeiros pode trazer benefícios significativos, incluindo tempos de encerramento reduzidos, agilidade melhorada, menores custos, produtividade aumentada, menos atrasos, menos erros e um foco ampliado em atividades estratégicas, crescimento empresarial e sucesso. A automação tem o potencial de reduzir o período de encerramento financeiro para três a cinco dias ou até mesmo eliminá-lo por completo. No futuro, a automação total de todos os processos da equipa financeira pode ser alcançável, com dados em tempo real a eliminar a necessidade de encerramentos periódicos. As empresas de Software como Serviço (SaaS) podem aproveitar as capacidades de identificação de tendências em tempo real para identificar mudanças materiais, substituindo a necessidade de previsões trimestrais. Crucialmente, automatizar tarefas rotineiras de seguro e contabilidade permite que as equipas financeiras redirecionem os seus esforços para iniciativas estratégicas. 

Adotando a Automação em Processos Financeiros: Passos Chave 

Para aqueles que consideram a implementação da automação, aqui estão alguns passos recomendados: 

Identificar Necessidades de Automação: Compreender as áreas nas suas finanças que mais poderiam beneficiar da automação, como a reconciliação, um processo intensivo em recursos para os escritórios financeiros. Automatizar processos de reconciliação utilizando software de gestão financeira, permitindo o emparelhamento automático de pagamentos regulares a faturas. Utilizar a inteligência artificial (IA) para emparelhar pagamentos únicos ou discretos, reduzindo o esforço e o tempo manuais. 

Desenvolver um Caso de Negócio: Avaliar a viabilidade económica das oportunidades de automação e determinar o retorno sobre o investimento. Colaborar com as partes interessadas relevantes para criar um caso de negócio convincente. 

Garantir o Apoio da Gestão: Educar as partes interessadas sobre os benefícios da automação e obter apoio das equipas de liderança. Demonstrar como a automação pode otimizar os fluxos de trabalho e aumentar a produtividade, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas de alto valor. 

Engajar o Suporte de IT: Colaborar com a equipa de TI para garantir uma implementação suave de soluções de automação. Começar com iniciativas de automação em pequena escala e gradualmente expandi-las para aclimatar o negócio às mudanças tecnológicas. 

Monitorizar o Progresso: Estabelecer um roteiro claro para a automação e monitorizar de perto o progresso. Trabalhar de perto com os funcionários para avaliar a sua adoção da nova tecnologia e medir a eficácia dos novos processos. 

Aproveitar a IA para Previsões Futuras 

A automação, um subset da IA, opera com base em regras pré-definidas para executar processos. Avanços futuros podem introduzir sistemas de IA mais sofisticados incorporando aprendizado de máquina para capacidades de autoaprendizagem. Equipas financeiras visionárias aproveitarão a ciência de dados e a IA para previsões preditivas, aproveitando insights em tempo real para a tomada de decisões informadas. Atualmente, a IA ajuda pequenas empresas na previsão de fluxo de caixa, enquanto grandes empresas SaaS utilizam a IA para previsões de renovações. A IA capacita as equipas financeiras a identificar anomalias de transações em tempo real, melhorando a deteção de fraudes e garantindo precisão em meio a vastos volumes de transações. 

Adotar a Automação para Maior Eficiência e Foco Estratégico 

Ao adotar a automação, as equipas financeiras podem transcender as limitações dos processos manuais e redirecionar o seu foco para iniciativas estratégicas e crescimento empresarial. A automação não só otimiza os fluxos de trabalho como também melhora a precisão, reduz erros e promove agilidade. À medida que o panorama financeiro evolui, o aproveitamento da automação e da IA tornar-se-á indispensável para manter a competitividade e impulsionar a inovação.