¿Qué son las dietas diarias? Explicación y cómo funcionan las tarifas de las dietas diarias

Existen varios métodos para compensar a los empleados por gastos relacionados con viajes de negocios:

• Reembolso de los gastos reales incurridos y documentados mediante un informe de gastos.
• Provisión de tarjetas de crédito corporativas para empleados.
• Pago de dietas diarias, también conocidas como gastos fijos de escala.

La dieta diaria, o tarifa de escala, proporciona a los empleados una cantidad fija predeterminada por día para cubrir sus gastos de viaje, eliminando la necesidad de gestionar grandes cantidades de recibos que generalmente se requieren para el reembolso de gastos.

Este enfoque simplifica los procedimientos contables y la gestión de documentación tanto para la empresa como para sus empleados en lo referente a gastos de viaje.

Además, permite a la empresa prever con mayor precisión los costos de viaje de los empleados.

Cuando se integra en una política de viajes integral, el reembolso por tarifa de escala simplifica el proceso de asegurar que los gastos de viaje sean deducibles de impuestos para la empresa y que los empleados no incurran en impuestos sobre la cantidad reembolsada.

¿Qué cubre la dieta diaria?

La dieta diaria o el reembolso por tarifa de escala cubre gastos relacionados con comidas, alojamiento y otros costos de viaje auxiliares, como tarifas de estacionamiento, por cada día de viaje de negocios.

Cada categoría de gasto tiene una tarifa predeterminada establecida por el gobierno del Reino Unido, basada en los costos promedio asociados con ubicaciones específicas.

Por lo general, las empresas aplican una tarifa de dieta diaria parcial para el primer y último día de un viaje, ya que los empleados pueden pasar parte de esos días en la oficina o en casa.

Las empresas deben proporcionar a los empleados pautas de viaje que incluyan una política clara de dietas diarias, detallando qué está cubierto y las tarifas de escala aplicables a todas las ubicaciones relevantes.

Para recibir el reembolso, los empleados deben presentar informes diarios y pueden gastar hasta el límite de su dieta diaria.

Por lo general, los empleados conservan la diferencia si gastan menos que su límite, incentivando un comportamiento consciente de los costos y minimizando los gastos para la empresa.

Ventajas de las dietas diarias

Las tarifas de dieta diaria ofrecen varias ventajas para empleados y empleadores:

• Gestión simplificada de gastos: En lugar de rastrear recibos individuales para cada comida y gasto incidental, la dieta diaria proporciona una suma fija diaria para cubrir los gastos, reduciendo el tiempo y las cargas administrativas asociadas con la presentación de informes de gastos.
• Control de costos y presupuestación: Los límites diarios predeterminados para los gastos de viaje ayudan a las empresas a controlar costos mediante el establecimiento de un marco claro para los gastos reembolsables.
• Beneficios fiscales: Los pagos por dietas suelen ser no imponibles para los empleados si se adhieren a las pautas gubernamentales para planes responsables, reduciendo su ingreso sujeto a impuestos. Para los empleadores, los pagos por dietas son generalmente deducibles como un gasto de negocio, lo que puede ofrecer ahorros fiscales.
• Consistencia y estandarización: Las tarifas de dieta diaria ofrecen un enfoque consistente y estandarizado para reembolsar los gastos de viaje, asegurando equidad entre empleados y evitando discrepancias en los montos de reembolso.
• Flexibilidad para empleados: Los empleados tienen la flexibilidad de asignar la dieta diaria entre comidas, alojamiento y gastos incidentales según sus preferencias, siempre que el monto total se mantenga dentro de la tarifa diaria.
• Ahorro de tiempo y productividad: Las dietas ahorran tiempo a los empleados al permitirles centrarse en su trabajo y productividad durante los viajes de negocios, mientras que los empleadores pueden destinar recursos a actividades más estratégicas en lugar de a la gestión de gastos.
• Fomentar el comportamiento consciente de los costos: Una dieta diaria fija motiva a los empleados a tomar decisiones conscientes de los costos, como seleccionar comidas y alojamientos a precios razonables.

¿Cómo se desembolsan las tarifas de dieta diaria?

Las empresas pueden desembolsar los pagos por dieta diaria a los empleados de forma electrónica o mediante cheque, emitido por separado de los salarios.

Los reembolsos por dieta diaria no están sujetos a impuestos, pero deben declararse regularmente, generalmente de forma semanal o mensual, para que la empresa pueda reclamarlos de manera oportuna.

¿Cómo se gravan los pagos por dieta diaria?

Los gastos de viaje de los empleados, incluidos los reembolsos por dieta diaria, califican como deducciones comerciales permitidas siempre que estén respaldados por un “plan responsable” según las pautas gubernamentales.

Estas pautas requieren que los gastos estén relacionados con el negocio, adecuadamente contabilizados mediante informes diarios presentados por los empleados, y que cualquier monto que exceda las tarifas establecidas sea devuelto por el empleado en un plazo razonable.

Los pagos por dieta diaria no son imponibles para los empleados siempre que los informes diarios necesarios contengan información esencial, como el propósito comercial del gasto, la fecha, la hora, el lugar y el monto del gasto, junto con recibos de alojamiento. No se requieren recibos de comidas o incidentales para ser presentados con el informe.

Dietas diarias para autónomos

Las personas autónomas pueden utilizar las dietas diarias para gestionar sus gastos de viaje, especialmente si asisten con frecuencia a conferencias, se reúnen con clientes o realizan visitas a sitios.

En lugar de recibir un pago de un empleador, los autónomos pueden reclamar la dieta diaria como un gasto comercial deducible, reduciendo así su responsabilidad fiscal general.

Las tarifas de dieta diaria deben alinearse con las pautas gubernamentales, y los individuos deben mantener registros de las fechas de viaje, destinos y el propósito de cada viaje, además de documentar gastos en comidas, alojamiento y costos incidentales.

Aunque la dieta diaria elimina la necesidad de recibos detallados, es recomendable conservar recibos para gastos significativos o situaciones que requieran documentación adicional.

Tipos de pagos de dieta diaria o tarifas de escala

En otros países, como los EE. UU., existen diferentes tipos de pagos de dieta diaria o tarifas de escala para contabilizar variaciones en los tipos de viaje y ubicaciones.

En el Reino Unido, la tarifa para empleados varía dependiendo del tipo de viaje y la ubicación, siguiendo generalmente las tarifas establecidas por el gobierno.

Reflexiones finales

Construir procesos optimizados y fomentar la flexibilidad laboral son componentes cruciales para mantener una fuerza laboral contenta y comprometida.

Considere si implementar uno o ambos tipos de dieta diaria podría mejorar las operaciones de su empresa.

Preguntas frecuentes sobre dietas diarias

¿Son gravables los pagos por dieta diaria?
Los pagos por dieta diaria pueden ser gravables o no gravables dependiendo del propósito del viaje y las regulaciones fiscales vigentes. Para viajes relacionados con negocios, los pagos por dieta diaria suelen ser no gravables si se adhieren a las pautas gubernamentales para planes responsables.

¿Qué cubre la dieta diaria?
La dieta diaria generalmente cubre gastos relacionados con comidas, alojamiento y costos incidentales incurridos durante el viaje, proporcionando una asignación diaria estandarizada sin requerir recibos detallados para cada gasto individual.

¿Quién es elegible para la dieta diaria?
La elegibilidad varía según la organización o el organismo gubernamental. Generalmente, los empleados que deben viajar por motivos de negocios o individuos que trabajan en proyectos específicos fuera de su lugar de trabajo regular pueden ser elegibles.

¿Pueden cambiar las tarifas de dieta diaria con el tiempo?
Sí, las tarifas de dieta diaria pueden cambiar debido a factores como la inflación, las variaciones en los costos de viaje o las actualizaciones de las regulaciones gubernamentales. Es esencial mantenerse actualizado sobre las últimas tarifas de dieta diaria aplicables a sus destinos de viaje.

¿Cómo reclamo los gastos de dieta diaria?
Para reclamar gastos de dieta diaria, generalmente se requiere mantener registros precisos del viaje, incluidas fechas, destinos y el propósito del mismo. Algunas organizaciones pueden requerir que los empleados presenten informes de gastos o utilicen formularios específicos para el reembolso.

¿Existen tarifas de dieta diaria para viajes internacionales?
Sí, las tarifas de dieta diaria para viajes internacionales pueden variar según el país y la ciudad visitados, considerando factores como los tipos de cambio y los costos locales. Las tarifas actualizadas pueden encontrarse en los sitios web gubernamentales.

¿Se puede combinar la dieta diaria con otros gastos de viaje?
Sí, la dieta diaria a menudo puede combinarse con otros gastos, como costos de transporte (por ejemplo, boletos de avión, tarifas de taxi) y gastos relacionados con el negocio (por ejemplo, cuotas de inscripción a conferencias).