Cómo los Equipos Financieros Pueden Abrazar la Automatización y Decir Adiós a los Procesos Manuales

¿Están los procesos manuales consumiendo demasiado tiempo para su equipo de finanzas? ¿Podría la automatización ofrecer una solución, liberando tiempo valioso? Idealmente, como CFO o gerente financiero, su equipo de finanzas debería desempeñar un papel estratégico en apoyarlo a usted, al CEO, y a los equipos de liderazgo en la toma de decisiones empresariales cruciales que darán forma al futuro. Sin embargo, ¿qué sucedería si…?

¿Se están consumiendo demasiado tiempo los procesos manuales para su equipo de finanzas? ¿Podría la automatización ofrecer una solución, liberando tiempo valioso? Idealmente, como CFO o gerente financiero, su equipo de finanzas debería desempeñar un papel estratégico en apoyarlo a usted, al CEO, y a los equipos de liderazgo en la toma de decisiones empresariales cruciales que darán forma al futuro. Sin embargo, ¿qué sucede si encuentra que carece de tiempo para enfocarse en estas tareas esenciales? ¿Y si está dedicando más de 10 días cada mes a cierres financieros, revisar y reconciliar registros? Quizás se enfrenta a auditorías mensuales, trimestrales o anuales. Para muchas empresas hoy en día, navegar a través de estos ciclos implica un trabajo repetitivo considerable debido a los procesos manuales que consumen mucho tiempo. Este artículo explora cómo usted y su equipo de finanzas pueden decir adiós a los procedimientos manuales mediante la adopción de la automatización.

Desafíos que Plantean los Procesos Manuales para los Equipos de Finanzas

Gestionar procesos como la emisión y procesamiento de facturas, el seguimiento presupuestario y los informes financieros puede consumir una cantidad increíble de tiempo para los equipos de finanzas. A medida que su negocio se expande y los procesos se vuelven más complejos, la dependencia en la entrada manual de datos, las hojas de cálculo engorrosas y las soluciones alternativas que consumen tiempo se convierte en algo común. Independientemente de la competencia de su departamento de finanzas, cualquier sistema que dependa de la entrada de datos manual es inherentemente lento y propenso a errores humanos. Cada transferencia de documentos físicos introduce el riesgo de malinterpretación, extravío o malentendido, aumentando la posibilidad de errores. Para las empresas que manejan volúmenes significativos de facturas mensualmente, incluso errores menores pueden traducirse en pérdidas sustanciales. El procesamiento manual también conduce a una falta de control y visibilidad, obstaculizando la toma de decisiones informadas y creando vulnerabilidades al fraude.

Los Inconvenientes de las Hojas de Cálculo en el Proceso de Cierre Financiero

Las hojas de cálculo ofrecen asequibilidad y flexibilidad, convirtiéndolas en un elemento básico en los departamentos de finanzas. Sin embargo, un inconveniente notable es la necesidad de ingresar cálculos como fórmulas, requiriendo familiaridad con fórmulas específicas para los cálculos deseados. Esta dependencia de las fórmulas plantea desafíos, particularmente en el contexto de los procesos de cierre financiero. Capacitar a las personas para utilizar estas fórmulas consume tiempo, y algunos usuarios aún pueden encontrarlas desconcertantes. Además, ingresar fórmulas incorrectas o datos en una celda puede hacer que todos los cálculos relacionados sean erróneos. Las hojas de cálculo grandes son propensas a errores de entrada o fórmulas, que pueden consumir mucho tiempo para identificar y tener graves consecuencias si no se abordan. Mientras se pueden añadir hojas de cálculo adicionales según sea necesario, su complejidad aumenta con el tiempo, resultando en más tiempo de mantenimiento. A medida que las hojas de cálculo se vuelven más complejas, realizar cambios o modificaciones se vuelve cada vez más desafiante, poniendo en riesgo la integridad de los datos.

Las Ventajas de la Automatización para Optimizar Procesos

La integración de la automatización en los procesos financieros puede ofrecer beneficios significativos, incluyendo tiempos de cierre reducidos, una mayor agilidad, menores costos, productividad mejorada, menos retrasos, menos errores, y un mayor enfoque en actividades estratégicas, crecimiento comercial y éxito. La automatización tiene el potencial de reducir el período de cierre financiero a tres a cinco días o incluso eliminarlo por completo. En el futuro, la automatización completa de todos los procesos de los equipos financieros podría ser alcanzable, con datos en tiempo real que eliminen la necesidad de cierres periódicos. Las empresas de Software como Servicio (SaaS) pueden aprovechar las capacidades de detección de tendencias en tiempo real para identificar cambios materiales, reemplazando la necesidad de pronósticos trimestrales. Lo más importante, automatizar tareas rutinarias de aseguramiento y contabilidad permite que los equipos de finanzas redirijan sus esfuerzos hacia iniciativas estratégicas.

Adoptar la Automatización en Procesos Financieros: Pasos Clave

Para aquellos que consideran la implementación de automatización, aquí hay algunos pasos recomendados:

Identificar Necesidades de Automatización: 

Comprender las áreas dentro de sus finanzas que podrían beneficiarse más de la automatización, como la reconciliación, un proceso intensivo de recursos para las oficinas financieras. Automatizar los procesos de reconciliación utilizando software de gestión financiera, permitiendo la coincidencia automática de pagos regulares con facturas. Utilizar inteligencia artificial (IA) para coincidir pagos únicos o discretos, reduciendo el esfuerzo manual y el tiempo.

Desarrollar un Caso de Negocio: 

Evaluar la viabilidad económica de las oportunidades de automatización y determinar el retorno de la inversión. Colaborar con partes interesadas relevantes para crear un caso de negocio convincente.

Asegurar el Apoyo de la Dirección: 

Educar a las partes interesadas sobre los beneficios de la automatización y obtener el apoyo de los equipos de liderazgo. Demostrar cómo la automatización puede optimizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad, permitiendo que los empleados se enfoquen en tareas de alto valor.

Involucrar el Soporte de TI:

 Colaborar con el equipo de TI para garantizar la implementación fluida de soluciones de automatización. Comenzar con iniciativas de automatización a pequeña escala y expandirlas gradualmente para aclimatar el negocio a los cambios tecnológicos.

Monitorear el Progreso: 

Establecer una hoja de ruta clara de automatización y monitorear el progreso de cerca. Trabajar estrechamente con los empleados para evaluar su adopción de la nueva tecnología y medir la efectividad de los nuevos procesos.

Aprovechar la IA para la Proyección Futura

La automatización, un subconjunto de la IA, opera bajo reglas predefinidas para ejecutar procesos. Los avances futuros pueden introducir sistemas de IA más sofisticados que incorporen aprendizaje automático para capacidades de autoaprendizaje. Los equipos financieros con visión de futuro aprovecharán la ciencia de datos y la IA para la proyección predictiva, utilizando información en tiempo real para la toma de decisiones informadas. Hoy en día, la IA ayuda a las pequeñas empresas en la proyección del flujo de caja, mientras que las grandes empresas SaaS utilizan la IA para la previsión de renovaciones. La IA capacita a los equipos financieros para identificar anomalías en transacciones en tiempo real, mejorando la detección de fraudes y garantizando la precisión en medio de grandes volúmenes de transacciones.

Adoptar la Automatización para una Mayor Eficiencia y Enfoque Estratégico

Al adoptar la automatización, los equipos de finanzas pueden trascender las limitaciones de los procesos manuales y redirigir su enfoque hacia iniciativas estratégicas y crecimiento del negocio. La automatización no solo optimiza flujos de trabajo, sino que también mejora la precisión, reduce errores y fomenta la agilidad. A medida que el panorama financiero evoluciona, aprovechar la automatización y la IA se volverá indispensable para mantenerse competitivo y fomentar la innovación.